SYSTEMMERKMALE

SICHERER ZUGANG MIT BENUTZERNAMEN UND PASSWORT

Für jede Veranstaltung sind mehrere Login- und Passwort-Ebenen verfügbar:

• Systemadministrator = erstellt Veranstaltungen
• Event-Administrator = liest und schreibt Veranstaltungsinformationen, Registrierungen, Aktivitäten
• Gastbenutzer = hat nur Lesezugriff
• Teilnehmer(in) = liest und schreibt seine/ihre Registrierungsdaten
• Koordinator = liest und schreibt die Registrierungsdaten mehrerer Teilnehmer
• Direktzugang = über eine spezifische URL (für eine bestimmte Veranstaltung) kann ein direkter Zugang für nicht registrierte Teilnehmer bereitgestellt werden. or each event several levels of login and password exist.

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KUNDENSPEZIFISCHER LOOK-AND-FEEL

Erstellen Sie die Website Ihrer Veranstaltung mit den von Ihnen bevorzugten Farben oder beauftragen Sie unsere Spezialisten, Ihren spezifischen Look-and-Feel in Regis zu implementieren.
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INDIVIDUELL ANPASSBARE REGISTRIERUNGSFUNKTIONEN

• Passen Sie das Registrierungsformular an die spezifischen Bedürfnisse jeder Veranstaltung an: Fügen Sie Felder für die benötigten Daten und Informationen hinzu.
  
• Erstellen Sie beliebig viele Registrierungsformulare (abgestimmt auf die einzelnen Teilnehmersegmente).
  

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VERWALTUNG VON AKTIVITÄTEN

Eine Aktivität kann ein Name, ein Standort, eine Zeit, ein Datum, eine Beschreibung oder eine Frage sein.

• Erstellen und benennen Sie Aktivitäten entsprechend Ihren Bedürfnissen und fügen Sie sie zum Registrierungsformular hinzu (z.B. Workshops, Nachtessen, Sportaktivitäten usw.).
• Tragen Sie die gebuchten Aktivitäten in die endgültige persönliche Teilnehmer-Agenda ein.
• Zeigen Sie die Zahl der Registrierungen für jede einzelne Aktivität an.
• Verwenden Sie das Aktivitäten-Managementtool, um:
• - Teilnehmer auf einfache Weise für eine Aktivität zu registrieren oder aus einer Aktivität zu streichen,
• - Aktivitäten in Standorte (Sitzungsräume, Restaurants usw.) zu buchen,
• - Zeit- und Datumskonflikte hervorzuheben.
  

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VERWALTUNG VON HOTELBUCHUNGEN

Die Vertragshotels können in die Datenbank eingebunden werden:

• Erstellen Sie Hotelzimmer (mit oder ohne Preisangaben).
• Erstellen Sie Hotelkontingente pro Zimmerkategorie.
• Buchen Sie die Teilnehmer in die verschiedenen Zimmerkategorien.
• Ändern oder stornieren Sie Teilnehmerbuchungen.
• Überwachen Sie den Stand der Buchungen in den erstellten Hotelkontingenten.
• Senden Sie Zimmerbelegungslisten an die Hotels.

Für Hotelbuchungen sind verschiedene Optionen verfügbar:

• Individuelle Buchungen
• Verkauf von Zimmerblöcken (wird insbesondere für grosse Kongresse eingesetzt)
• Automatische Hotelbuchungen durch die Teilnehmer
• Room-Sharing-Option, um alle Hotelbedürfnisse abzudecken und die verfügbaren Hotelkapazitäten optimal zu verwalten

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AUTOMATISCHER VERSAND VON E-MAILS UND TEXTNACHRICHTEN (SMS)

E-Mails und Textnachrichten können erstellt und an einen oder mehrere Teilnehmer gesendet werden.

• Erstellen Sie eine E-Mail, welche nach der Registrierung automatisch versendet wird.
• Erstellen Sie E-Mails und Textnachrichten, die an ausgewählte Teilnehmer gesendet werden.
• Personalisieren Sie alle E-Mails und Textnachrichten mit Hilfe von [Tags].

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IMPORT VON DATEN UND EINLADUNGSLISTEN

• Verwenden Sie eine externe Namenliste und importieren Sie diese in das System.
  
• Verwenden Sie bereits in Ihrer Datenbank vorhandene Namen und importieren Sie diese in Ihre Veranstaltung.
  
• Verschicken Sie persönliche Einladungen per E-Mail.
  

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ERSTELLEN UND/ODER HOCHLADEN VON HTML-INFORMATIONSSEITEN

• Verwenden Sie das Regis Publikationstool, um Webseiten online zu erstellen.
  
• Verwenden Sie Ihren eigenen HTML-Editor und laden Sie die erstellten Seiten in das System hoch.
  
• Erstellen Sie Ihre Seiten als Word-Dokumente; unsere Partner-Unternehmen werden sie für Sie in das HTML-Format konvertieren.

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ERSTELLEN VON NAVIGATIONSSCHALTFLÄCHEN

• Erstellen Sie individuell angepasste Navigationsschaltflächen für Ihre Informationsdateien.
  Verwalten Sie separate Navigationsstrukturen für verschiedene Teilnehmergruppen.
  Aktivieren oder verbergen Sie bestimmte Schaltflächen abhängig von der Rolle des Benutzers (z.B. verfügbar für den Koordinator, aber nicht für die Teilnehmer).
  

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BERICHTSWESEN

Regis generiert Standardberichte wie zum Beispiel:

• Zimmerbelegungslisten
• Aktivitätenlisten
• Übersichten zum Stand der Buchungen im erstellten Hotelkontingent
• Transportberichte usw.

Erstellen Sie Berichte per Mausklick in einem Fenster, in dem alle im Registrierungsformular verfügbaren Datenfelder angezeigt werden.

• Alle Berichte können in Excel gespeichert und an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.
• Die im Excel-Bericht angezeigten Tags können für Serienbrief-Funktionen in Word genutzt werden (z.B. für personalisierte Badges, Agenden, Mailings usw.). 

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Badges

• Badges können für beliebige Papierformate oder für vorgestanzte Papierbögen konfiguriert werden.
• Vorschau-Funktion in HTML
  
• Ermöglichen Sie den Teilnehmern den Zugriff auf ihr persönliches Badge.
  
• Fügen Sie ein Logo hinzu.
  
• Ändern oder verkürzen Sie beliebige Badge-Daten.
  
• Drucken Sie ganze Serien von Badges… oder nur ein einzelnes Badge aus.

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AGENDEN

• HTML- oder PDF-Versionen, um die Aktivitäten jedes einzelnen Teilnehmers zu verfolgen
  Visualisierung von Zeitkonflikten zwischen Aktivitäten anhand von Farbschemen
  Optionaler Zugriff auf die eigene Agenda jedes einzelnen Teilnehmers
  Registrieren Sie die Teilnehmer vor Ort für unterschiedliche Aktivitäten (Nachtessen, Sitzungen, Ausflüge) und erstellen Sie für jeden Teilnehmer eine aktualisierte persönliche Agenda.
  Integrieren Sie Ihr Konferenz- oder Firmenlogo.

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BUDGETIERUNG UND FAKTURIERUNG

Budgetberichte sind für verschiedene Aspekte der Veranstaltungskosten verfügbar, wie zum Beispiel:

Zimmerkontingente (individuelle Buchungen)
Aktivitäten (einzeln oder nach Blöcken)
Verkauf von Zimmerblöcken
Aktivitätenlisten

Fakturierungsberichte auf der Basis der Transaktionshistorie sind für die folgenden Aspekte verfügbar:

Zimmerkontingente (individuelle Buchungen)
Aktivitäten (einzeln oder nach Blöcken)
Verkauf von Zimmerblöcken
Automatische Berechnung von Stornierungs- und Strafgebühren

Die Funktionen im Bereich Budgetierung und Fakturierung lassen sich an die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden anpassen, und zusätzliche Funktionen wie Online-Kreditkartenzahlungen können auf Anfrage integriert werden.

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PUBLIKATION VON ABSTRACTS UND GEMEINSAME NUTZUNG VON DOKUMENTEN

Abstracts werden in der Regel im Rahmen von medizinischen und wissenschaftlichen Fachtagungen und Kongressen verwendet:

• Online-Einreichung von Abstracts
• Bewertung von Abstracts durch Beurteiler
• Online-Konferenzprogramm
• Publikation von Abstract-Büchern mit integrierten Verzeichnissen

Ein Dokument kann eine Datei, ein Brief, eine Präsentation, ein Release usw. sein.

• Machen Sie ein Dokument allen betroffenen Personengruppen zugänglich.
• Arbeiten Sie mit Versionsnummern.
• Vermeiden Sie Versionskonflikte, indem Sie die Schreibprivilegien immer nur an eine Person gleichzeitig vergeben.

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NEUE FUNKTIONEN, DIE DEMNÄCHST VERFÜGBAR GEMACHT WERDEN

• Chat rooms
  
• Feeds
  

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